Что отвечать сотрудницам на вопросы о декретных и детских пособиях

Вопрос №1 По каким правилам сейчас считают пособия?

На сегодняшний день есть две методики расчета детских и декретных выплат. Новые правила действуют с 1 января 2011 года и применяют их, что называется, по умолчанию. Старые правила тоже можно использовать. Но бухгалтер будет руководствоваться ими только в том случае, если вы напишете специальное заявление. И если сумма пособия, определенная по прежним правилам, будет больше выплаты, рассчитанной по-новому.

Вопрос №2 А чем новые правила отличаются от прежних?

Различия кардинальные. Рассмотрим вкратце обе методики.

Новый алгоритм расчета предполагает, что для расчета пособия берется ваш заработок за два предыдущих календарных года, причем по всем местам работы. Этот срок называют расчетным периодом. Заработок за два года делят на 730 дней (365 дн. × 2). Получается среднедневной заработок, исходя из которого определяют сумму выплаты.

Рассчитывая пособие, бухгалтер учтет лишь те ваши доходы 2009 и 2010 годов, с которых были уплачены взносы на обязательное социальное страхование. По закону в течение года компании начисляют взносы только в пределах установленного лимита. В 2010 году он составлял 415 000 руб. Поэтому за этот год в расчет войдут выплаты только в пределах этой суммы. За 2009 год — столько же (хотя в том году платили еще ЕСН, а не взносы).

Чтобы рассчитать пособие по беременности и родам, полученный среднедневной заработок бухгалтер умножит на продолжительность декретного отпуска (как правило, это 140 дней). Для расчета месячного детского пособия среднедневной заработок умножают на 30,4 дня и на 40 процентов.

По прежним правилам сумму пособия определяют так. Расчетный период — это последние полные 12 месяцев. Бухгалтер вычислит заработок за расчетный период, включая в него также только те выплаты, с которых компания платила страховые взносы. Но только по вашему нынешнему месту работы.

Далее суммарный заработок надо разделить на количество календарных дней в расчетном периоде. При этом бухгалтер исключит из этого периода то время, когда вы не трудились, но за вами сохранялось рабочее место (скажем, отпуска всех видов или периоды болезней). Также он исключит и выплаты за это время.

Полученный результат деления — это среднедневной заработок.

Если нужно рассчитать декретное пособие, то бухгалтер сравнит среднедневной заработок с максимумом, который составляет 1136,99 руб. в день. Полученная величина оказалась больше? Тогда в расчет пойдут именно 1136,99 руб. в день. Если меньше, то пособие бухгалтер определит по фактическому среднедневному заработку. Эту сумму умножат на число дней отпуска по беременности и родам.

Если же вам рассчитывают пособие по уходу за ребенком, заработок за день умножат на 30,4 и на 40 процентов. Это и будет сумма месячного пособия. Однако она не может быть больше 13 833,33 руб. Если результат оказался больше этой суммы, вам полагается именно 13 833,33 руб. в месяц.

При этом в любом случае, если вы ухаживаете за своим первым ребенком, сумма месячного пособия в 2011 году не может быть меньше 2194,33 руб. При уходе за вторым и последующими детьми сумма пособия должна быть не меньше 4388,67 руб.

Вопрос №3 А как я узнаю, какой порядок расчета мне выгоднее?

Подготовьте специальное заявление, в котором попросите своего бухгалтера посчитать вам сумму пособия по обеим методикам. Тогда вы в любом случае получите наибольшую сумму. Образец заявления вы можете найти в статье «Как рассчитать детские пособия с выгодой для сотрудницы и без малейшего риска для вашей компании» (опубликована в журнале «Главбух» № 7, 2011). Еще раз повторим — без такого заявления пособие вам определят по новым правилам. Самостоятельно рассчитывать пособия по двум алгоритмам и сравнивать их бухгалтер не обязан.

Как показывает практика, в большинстве случаев рассчитывать пособие выгоднее по прежним правилам. Ведь по новой методике заработок за расчетный период надо делить на фиксированное число — 730 дней. В результате среднедневной заработок оказывается меньше. Тем не менее на практике возможны ситуации, когда новый расчет предпочтительнее прежнего. Например, если ваш заработок за последние годы снижался.

Пример: Расчет пособия по беременности и родампо обеим методикам

Сотрудница ООО «Скороход» Т. И. Потапова уходит в декретный отпуск с 4 мая 2011 года. Продолжительность отпуска по больничному листу — 140 календарных дней. По заявлению работницы бухгалтер посчитал ей сумму пособия по двум алгоритмам (при этом предположим, что расчетный период в обоих случаях отработан полностью).

Расчет по новым правилам

Расчетный период — 2009—2010 годы. В компанию Потапова пришла в 2006 году. Оклад сотрудницы в 2009 году составлял 30 000 руб., а с 1 января 2010 года был понижен до 25 000 руб. и с тех пор не менялся. Предположим, что в расчетном периоде работница получала только зарплату. Таким образом, за 2009 год она заработала 360 000 руб., а за 2010 год — 300 000 руб.

Суммы за каждый год меньше лимита в 415 000 руб. Используя эти данные, бухгалтер так посчитал сумму декретных:

(360 000 руб. + 300 000 руб.) : 730 дн. × 140 дн. = 126 575,34 руб.

Расчет по прежним правилам

Теперь посчитаем сумму пособия, если расчет ведется по старым правилам. Расчетный период — с 1 мая 2010 года по 30 апреля 2011 года. За этот период Потапова заработала 300 000 руб. Отсюда сумма дневного пособия равна:

300 000 руб. : 365 дн. = 821,92 руб.

Максимальная сумма дневного пособия — 1136,99 руб. — больше 821,92 руб. Поэтому сумма пособия будет равна такой величине:

821,92 руб. × 140 дн. = 115 068,80 руб.

Это меньше, чем сумма, получившаяся при расчете по новым правилам (126 575,34 руб.). Поэтому Потаповой выплатили 126 575,34 руб.

Вопрос №4 Зависит ли сумма пособия от стажа и надо ли удерживать с нее НДФЛ?

Сразу скажем, что ни с декретных, ни с детских пособий налог на доходы физических лиц ваша бухгалтерия не удерживает. Это льготные выплаты: законодательство освободило их от налогообложения.

Теперь о стаже. Если речь идет о пособии по уходу за ребенком, то стаж никак не учитывается. Выплата в любом случае составит 40 процентов от среднего заработка, но не меньше минимальных значений.

А вот при расчете декретных бухгалтер учтет ваш стаж. Так, если в общей сложности вы работаете менее шести месяцев, то пособие вам выплатят в размере 1 МРОТ за полный календарный месяц (с учетом районных коэффициентов). Сейчас зарплатный минимум равен 4330 руб.

В остальных случаях размер выплаты составляет 100 процентов среднего заработка.

Вопрос №5 Как будет посчитано пособие, если в течение расчетного периода у меня вообще не было заработка?

Допустим, бухгалтер по умолчанию рассчитывает декретное пособие по новым правилам. В расчетном периоде у сотрудницы не было никакого заработка: она впервые в жизни устроилась на работу.

Тогда бухгалтер определит суммы выплаты исходя из минимального размера оплаты труда: 4330 руб. он умножит на 24 (количество месяцев в расчетном периоде). Получится 103 920 руб. Именно из этой суммы и будет рассчитано пособие. Тогда его величина составит:

103 920 руб. : 730 дн. × 140 дн. = 19 929,86 руб.

Но есть одна ситуация, когда расчетный период можно скорректировать. Если вы в течение двух лет, которые входят в расчет, были в декретном или детском отпуске, один или оба года расчетного периода можно заменить на предшествующие, в которых был заработок. Для этого от вас потребуется только специальное заявление.

Как упростить работу

Быстро и без ошибок рассчитать сумму пособия вы можете на нашем сайте по адресу rz.glavbukh.ru с помощью «Безошибочного расчетчика зарплат», которым все подписчикимогут пользоваться бесплатно.

Прежние правила в этом смысле гораздо проще и выгоднее. Если в расчетных 12 месяцах заработка нет, то пособие вам посчитают исходя из заработка за те 12 календарных месяцев, которые предшествуют месяцу предыдущего страхового случая. Скажем, отпуска по уходу за первым ребенком, если сейчас вы ждете второго.

Если же заработка нет и перед предыдущим страховым случаем, сумму пособия вам посчитают исходя из вашего нынешнего оклада. Как видите, МРОТ в расчетах тут не фигурирует. Именно поэтому прежние правила в данной ситуации значительно выгоднее.

Вопрос №6 Когда мне выплатят пособие?

Начнем с декретных. Пособие по беременности и родам вам назначат в течение 10 календарных дней после того, как вы предъявите в бухгалтерию подлинник больничного листа. А перечислят декретные в ближайший день выдачи зарплаты, который установлен в вашей компании. Причем сразу в полной сумме за весь период декрета.

Теперь о пособиях по уходу за ребенком. Право на эту выплату возникнет у вас сразу после окончания отпуска по беременности и родам. А выплачивать его вам будут ежемесячно до тех пор, пока малышу не исполнится полтора года. Основанием будет ваше заявление на отпуск по уходу за ребенком. Составляя этот документ, не забудьте упомянуть в нем о пособии. При этом назначить его вам должны также в течение 10 календарных дней с даты заявления.

Вопрос №7 Можно ли продолжать работу, уже имея на руках больничный лист по беременности и родам?

Да, можно. Но учтите такой важный момент: пособие за те дни отпуска по беременности и родам,когда вы продолжали работать, вам не выплатят. За это время вы получите свою обычную зарплату.

Дело в том, что по своей сути данное пособие — это возмещение утраченного заработка. Поэтому платить и заработок, и декретные одновременно нельзя. Пособие по беременности и родам полагается вам начиная с того дня, когда вы фактически прекратите свою работу.

Вопрос №8 Будут ли мне платить пособие по уходу за ребенком, если я выйду на работу до того, как моему малышу исполнится полтора года?

Да, будут, но только в том случае, если вы выходите на неполный рабочий день или неделю. То есть даже если ваш рабочий день сократить всего на час, вы не потеряете право на пособие по уходу за ребенком.

При этом особо обращаем ваше внимание на тот факт, что если вы планируете работать неполный день, то в заявлении о выходе на работу не пишите, что отпуск прерывается. Иначе у вашего работодателя могут возникнуть проблемы с возмещением сумм детских пособий из ФСС.